Après des années de développement, votre entreprise a grandi et vous êtes dans l’obligation de déménager vos bureaux devenus trop petits. La vie de l’entreprise est pleine d’évènements et de décisions qu’il faut prendre avec précautions et assurance. Un déménagement est sans doute l’un des évènements les plus délicats à négocier.
Locaux trop petits (ou trop grands), charges trop importantes, bail engageant sur au moins trois ans, emplacement inadéquat, changement d’aménagement et d’habitudes de travail des salariés, la communication pour prévenir les clients, le déménagement d’une entreprise est, comme je l’ai déjà précisé, un événement délicat qui nécessite une préparation soignée si l’on veut en faire une opportunité d’évolution et de croissance de votre entreprise.
Comment préparer et réussir son déménagement d’entreprise à Paris ?
Plus l’entreprise est importante en taille, plus le déménagement doit être préparé en amont. A partir de 10 salariés, c’est important, à partir de 50 salariés, c’est capital, au-delà de 50 salariés, c’est stratégique. Avant de commencer à chercher des locaux il faut se poser des questions et définir vos motivations.
Pourquoi envisagez-vous ce déménagement ?
Quelle est la raison qui motive votre déménagement ? La première chose que vous devez faire c’est l’établissement d’un planning de préparation, avec une « to do list » priorisant les tâches avec leur délais et leur responsabilité. En effet, un déménagement vers des bureaux plus grands ne se déroulera pas de la même manière qu’un déménagement vers des bureaux réduits. Aussi, un déménagement faisant suite à une fusion, bien évidement ne se déroulera pas de la même façon qu’un déménagement motivé par une baisse de charges, et donc par un loyer moins coûteux.
Chaque déménagement doit être l’occasion de devenir un moteur et une chance de bonne évolution pour l’entreprise.
Comment rassurer vos collaborateurs ?
Une fois que votre décision est prise et décidée, il est important d’informer vos collaborateurs et de communiquer cet événement au sein de votre entreprise en amont afin que tout le monde soit préparé pour ce transfert. Et cela permet aussi de s’organiser matériellement et psychologiquement pour le déménagement de son équipe. Il faut anticiper les inquiétudes des salariés et y répondre en mettant en avant tous les points positifs.
En général les changements peuvent engendrer des problèmes de coordination au sein de votre entreprise. Aussi un déménagement c’est un couteau à double tranchant : ça peut vraiment impulser un dynamisme et il peut être un moteur pour l’entreprise. Mais il peut aussi être une source de contraintes, d’appréhensions et de conflits entre les collaborateurs s’il est mal organisé. Il vrai que le déménagement a un aspect logistique, mais il faut absolument inclure les salariés et les collaborateurs pour le réussir en terme d’organisation, décisions et communication.
Comment impliquer vos collaborateurs dans le déménagement de l’entreprise ?
Communiquer avec ses employés sur le déménagement à travers des concours d’idées pour les nouveaux locaux, créer des groupes de travail sur différents sujets tels que : le choix des couleurs du mobilier, de la déco, organiser une visite pour montrer les nouveaux bureaux à vos collaborateurs et collecter leur avis, tout cela est important à prévoir avant votre déménagement.
Il faut que le déménagement soit bien accepté de tous. Les groupes de travails doivent être chacun constitué de personnels venant de différents services, avec un responsable à chaque fois qui participera au comité de pilotage qui se réunira régulièrement.
La feuille de route du déménagement de chaque collaborateur
Petit astuce : Pensez à établir une feuille de route (lettre de stratégie) pour chaque employé. A quelques semaines du déménagement, chaque employé recevra une feuille de route, dans laquelle il trouvera quelques informations bien détaillées qui permettent non seulement de préparer le déménagement de ses affaires, mais également de répondre aux derniers doutes en lui précisant entre autre à quel poste il emménagera, avec la place du bureau et où se situent ses voisins identifiés. Cette feuille stratégique précisera ce qui doit être emballé au départ et comment, puis ce qui doit être déballé à l’arrivée et où pourront être rangées ses affaires. Si vous avez d’autres notes à passer à vos employés à propos des nouveaux locaux, n’hésitez pas à les indiquer sur cette feuille de route.
A l’aide d’une bonne communication et une bonne circulation de l’information, le déménagement de votre entreprise pourra être une véritable occasion de renforcer les liens entre les salariés et d’assurer une bonne cohérence.
Comment comparer les sociétés de conseil en déménagement d’entreprise ?
Pour un déménagement de plus de 10 salariés et en tous les cas au-dessus de 50 à 100 salariés bien organisé, et bien aussi il faut déléguer à son professionnel du déménagement d’entreprise consultant en space planning et management de projet cette mission. De 3 mois à 18 mois avant l’échéance en fonction de la taille de l’entreprise, le moment est venu de trouver la société de déménagement qui vous aidera à organiser cet événement. Demandez vos devis auprès des spécialistes du déménagement et pour vous faciliter la tâche Pentagonal, un cabinet de conseil en mobilité d’entreprise, vous offre la possibilité d’établir un devis gratuit et vous accompagne pour réussir et valoriser l’aménagement de vos bureaux avec un space planning étudié.
Pentagonal conseille les entreprises dans leur déménagement en toutes les incidences d’un point de vue juridique, sociale, informatique, logistique, optimisation du rendement des salariés depuis des années, pour des entreprises de 30 à 5000 salariés. Sinon, un conseil, recherchez « conseiller déménagement d’entreprise» dans Google, comparez les offres et les services inclus dans un tableau Excel, comparez les références puis les tarifs.
Bien négocier son bail commercial
Vous avez signé un bail commercial avec une période de préavis fixe pour les locaux que vous occupez actuellement, en général 6 mois à partir du moment où vous avez occupé le local professionnel.
Il faut donc prévenir le bailleur par lettre recommandée ou mieux (parfois obligatoire) par acte d’huissier au moins 6 mois avant la date souhaité pour le transfert de votre entreprise pour organiser votre déménagement en toute légalité et ne pas vous retrouver engager avec votre bailleur actuel 3 ans de plus.
Ensuite il est conseillé de passer par un spécialiste pour négocier les conditions du contrat de bail.
Comment trouver des bureaux adaptés aux nouveaux besoins de l’entreprise ?
Vous pouvez établir vos recherches sur les sites spécialisés, ou passer une annonce et parcourir les offres disponibles. Vous pouvez utiliser les services des agences spécialisées. Il faut tout d’abord préciser la bonne définition de vos besoins et de vos critères qui vous permettra de mieux cibler les bons supports. L’emplacement est souvent un critère éliminatoire, comme aussi une fourchette budgétaire et d’espace (m²). Tenez-vous-y pour ne pas perdre de temps.
L’estimation d’un budget est aussi un élément déterminant, établissez donc un budget estimatif pour vous faciliter l’élimination des offres hors cadre. Il faut prendre en compte aussi l’accessibilité et la sécurité car cela peut jouer un rôle déterminant pour l’activité de votre entreprise, ce qui vous permettra de trier et d’éliminer plus rapidement les offres inadaptées à vos besoins. Il sera ainsi plus facile de procéder par élimination pour trouver le local idéal et adapté à vos besoins. Si vous ne trouvez pas vos bureaux rêvés, pensez aux offres des centres d’affaires ou si vous avez une petite équipe, aux centres de coworking. Sur Paris, je vous conseille les centres Emergence. Prévoir de sous-traiter une partie des locaux ou pratiquer la colocation.
Responsable de déménagement
Dans votre entreprise, vous devez désigner un responsable de votre déménagement pour un projet réussi : afin de mieux coordonner les opérations du déménagement il est préférable de désigner (pour chaque service) un responsable du déménagement. De cette manière les opérations se dérouleront d’une façon harmonieuse ce qui mènera à un bon suivi du calendrier du déménagement : Administratif ; informatique ; commercial ; production ; juridique…
Changement des coordonnées de vos bureaux
Il est nécessaire lorsque vous changez d’adresse d’établir une mise à jour de vos documents professionnels. Dès que vous obtenez votre nouvelle adresse professionnelle, il faut que vous pensiez à la déclarer auprès des administrations françaises et aussi à tous vos prestataires ainsi qu’à vos partenaires et clients, que ce soit par mail ou par simple courrier.
N’oubliez surtout pas de mettre à jour votre site internet et vos cartes de visites. Et pourquoi ne pas profiter de ce déménagement et revoir le design de vos visuels de communication ? L’agenceWeb.fr nous a été recommandée dans notre enquête pour les refontes de site sans perdre en référencement naturel dans Google. Cette agence digitale située sur Paris nous rappelant la nécessité de mettre à jour Google Map et Google My Business lors d’un déménagement.
Nouveaux mobilier et revoir le space planning
Choisir son mobilier de bureau et space planning : un changement de local, et pourquoi pas tout ? Cela peut aussi être l’occasion d’optimiser l’aménagement de vos nouveaux bureaux. Débarrassez-vous de tout objet et dossier inutiles, meubles obsolètes ou inadaptés qui ne sont pas en harmonie avec l’aménagement de vos nouveaux locaux. Il faut donc trouver d’autre mobiliers mieux adaptés ou plus pratiques dans la nouvelle configuration de vos nouveaux bureaux.
Il sera préférable de faire appel à un architecte d’intérieur pour avoir un environnement de travail séduisant et accueillant. Cet architecte sera chargé de la décoration de vos nouveaux locaux et de leur aménagement.
Pentagonal propose ce genre de prestation. Ils ont pris le temps de nous montrer des exemples très professionnels et explicites. Nous les en remercions. La premiére et les premiers conseils sont gratuits, je ne saurais que trop vous recommander de les contacter : https://www.pentagonal.fr/contact.html
Bon courage pour votre déménagement !